編集者・小平淳一の共有ノートPleasure to create, Pleasure to Learn.

タスクはカレンダーと一緒に管理したい

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タスク管理ツールというのは、僕のような忘れっぽい人間にとって非常にありがたい存在です。

タスク管理ツールを使って自分がやるべきことを書き出していと、やるべきことの取りこぼしが減りますし、さらに気持ちが楽になるというメリットもあります。頭の中だけで「あれをやらなきゃ、これもやらなきゃ」と気に留めておくのはけっこうしんどいものですが、書き留めておくことで頭からタスクを消し去ることができ、仕事中は目の前のことに集中できるようになります。

そんなメリットいっぱいのタスク管理ツールですが、皆さんはどのソフトを使っておりますでしょうか?

MacやiPhoneには、標準で「リマインダー」というソフトがありますし、サードパーティでも「Wunderlist」とか「Todoist」とか、素晴らしいソフトがたくさんあります。僕もそうしたタスク管理ソフトはひととおり使ってみたのですが、現状で一番頼りになると感じているのは「BusyCal 2」というソフトです。

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BusyCal 2
Mac App Store>ビジネス

 

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このソフトは、タスク管理というよりも、ToDo機能つきのカレンダー(予定表)ソフトというほうがしっくりきます。ではなぜ純粋なタスク管理ソフトではなくこのソフトかというと、僕にとってのタスク管理というのが、カレンダーと切り離せないものだからなのです。

 

タスクには必ず「所要時間」が存在する

タスクというのが「自分がやること」である以上、そこに「所要時間」は必ず存在するはずです。それに、リストアップするタスクの多くは、「いつまでにやる」というような期限もあるはず。その辺を考えると、タスクは最終的にカレンダーに落とし込んでいく必要があると思うのです。

結局、1日は24時間しかないし、1日にできることは限られてきます。単に備忘録としてならひたすら書き留めておくだけでもいいですが、きちんとタスクを消化しようと思ったとき、自分の時間として計画的に割り当てていかないと楽にならないなー、と感じています。

 

僕はこうしてタスク管理しています

では、具体的に僕はどうやってタスク管理をしているかというと…。

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まずは、やるべきタスクをBusyCal 2上でリストアップします。とくに仕事何かを頼まれた時、即座に実行に移せないタスクことは忘れないうちに書き込んでおきます。

あるいは、Macの前にいない時は、iPhoneの「リマインダー」アプリに書き込みます。BusyCal 2は、iCloudのリマインダーやカレンダーと同期ができるので、リマインダーに入れたタスクをBusyCal 2上でそのまま表示できるのです。iCloudと連携ができるというのも、このソフトの大きな強みです。

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で、リストアップしたタスクは、カレンダーエリアにドラッグして、自分のスケジュールの中に配置していきます。この時、そのタスクがどれくらいの所要時間になるかを考えつつ、締め切りを考えて置いていきます。この「リストアップしたタスクからスケジュールに落とし込む」というのがドラッグ&ドロップだけでできるのがBusyCal 2の一番の魅力です(昔はMac標準のiCalでもできたんですけど。「リマインダー」が登場してからToDo機能がなくなってしまいました)。カレンダーに落とし込むほどでもない、一瞬で済んでしまうタスクは、そのままタスクリストに置いたままでもOKです。

こうすると、今日どれくらい働くべきかというのも見えてきますし、無理して今日やらなくていい、先送りできるものも見えてきます。あとは並べた仕事をこなしながら、想定した所要時間を超えたときなどは都度スケジュールを調整していきます。

…と、これが僕のタスク管理方法です。

BusyCal 2というソフト、ネックなのが6000円という価格。多くの人にとって、この価格はかなり抵抗があるはず。グラフィックソフトとかではなく、カレンダーソフトですもんね。でも、このタスク管理は本当にはかどります。自分の時間が見えることで気持ちも晴れやかになりますし、本当にいいんですよ。あらゆるビジネスパーソンにオススメです!

そうそう。Mac Fan 2016年2月号には「本当にいいソフト200」という特集が掲載されてます。執筆に加わらせていただき「これこそMacの新定番だ!」というタイトルをがっつり紹介しました。Macユーザの皆様、ドントミスイット!